Критерии выбора поставщика на ведение кадрового учета

Передача кадрового учета на аутсорсинг сегодня очень популярна в бизнес-среде. Она помогает оптимизировать работу компании, поручив решение важных, но непрофильных для нее задач опытным экспертам.

Кому доверить кадровый учет? Критерии выбора фирмы-аутсорсера


В этой статье расскажем, по каким признакам и критериям выбирать фирму для сотрудничества в сфере аутсорсинга кадрового учета, на что обратить внимание при заключении договора.

Список критериев для выбора фирмы-аутсорсера

Даже в небольшом городе наверняка найдется сразу несколько фирм, занимающихся аутсорсингом кадрового учета. Разумеется, каждая из них будет стремиться привлечь как можно больше клиентов, обещая безукоризненное качество услуг.

Чтобы не ошибиться с выбором партнера в таком важном вопросе, предлагаем ориентироваться на несколько ключевых критериев:

  • Стоимость услуг и прозрачность ценообразования;

  • Информационная безопасность и конфиденциальность;

  • Гарантии, которые фирма-аутсорсер предлагает клиентам;

  • Гибкость в изменении условий договора;

  • Отзывы реальных клиентов, деловая репутация;

  • Возраст компании, ее достижения, награды и т.д;

  • Квалификация сотрудников.

Теперь подробно поговорим о каждом из критериев.

Стоимость услуг аутсорсинга

В первую очередь мы сравниваем стоимость услуг кадрового аутсорсинга. Она зависит от объема и сложности предстоящих работ, специфики вашей организации. Рейтинг компании-аутсорсера тоже влияет на цену. У известной компании с хорошей репутацией расценки будут выше, чем у начинающего неизвестного агентства или фирмы с плохими отзывами.

Но не всегда высокая стоимость услуг говорит об их высоком качестве. Плюс обратите внимание на прозрачность ценовой политики потенциальных партнеров. Если менеджер фирмы-аутсорсера не может четко объяснить, из чего складывается цена услуг, что входит в пакет обслуживания, как меняется стоимость аутсорсинга по мере роста компании, то это повод насторожиться.

Конфиденциальность и информационная безопасность

Кадровый аутсорсинг предполагает передачу важных, чувствительных для бизнеса сведений, включая персональные данные сотрудников, сторонней организации. Поэтому убедитесь, что эта информация попадет в надежные руки, будет храниться и обрабатываться должным образом, без риска разглашения или попадания в руки злоумышленников. Для этого детально уточняйте у сотрудников аутсорсинговых фирм, какие меры защиты данных они предпринимают. И обратите в договоре внимание на пункт о конфиденциальности переданных сведений, сохранении коммерческой тайны.

Гарантии для клиентов

Любые ошибки и недочеты в ведении кадрового учета, выявленные во время проверок контролирующими органами, могут привести как минимум к крупным штрафам. А то и к судебным разбирательствам из-за конфликтов с уволенными сотрудниками.

Поэтому надежные компании, занимающиеся аутсорсингом кадрового учета, обычно предоставляют гарантии на свои услуги. В чем они выражаются? Если заказчик получает штраф из-за ошибки, допущенной сотрудниками аутсорсинговой фирмы, она возмещает его клиенту в полном размере.

Гибкость в изменении условий договора

Изучая предложения нескольких фирм-аутсорсеров, обратите внимание на условия внесения изменений в ключевые положения договора о сотрудничестве:

  1. Может ли поставщик услуг в одностороннем порядке менять условия обслуживания?

  2. Каков механизм внесения изменений в соглашение?

  3. Возможно ли заключение дополнительных положений к договору?

  4. Может ли клиент инициировать изменения в договоре? В каких случаях поставщик может пойти навстречу?

Все это важно узнать заранее, чтобы не попасть в ситуацию, когда исполнитель меняет условия обслуживания по собственному желанию, а заказчик ничего не может сделать до окончания действия договора. Или, наоборот, когда вы хотите внести изменения в соглашение, но не можете, так как договором это не предусмотрено.

Отзывы реальных клиентов, деловая репутация

Выбор практически любых товаров и услуг в сегодняшнем цифровом мире начинается с тщательного изучения отзывов. Аутсорсинг кадрового учета в этом смысле не исключение. Ищите отзывы реальных клиентов интересующих фирм в интернете, среди собственных знакомых, друзей, партнеров по бизнесу, на деловых онлайн-форумах, сообществах в соцсетях, сайтах-отзовиках.

Запросите у самой компании информацию о том, с кем они уже работают, о каких кейсах могут рассказать. Поверьте, если аутсорсинговой фирме есть чем гордиться, с вами поделятся такой информацией с удовольствием, расскажут об удачных кейсах, покажут официальные письма с благодарностями от клиентов и т.д.

Возраст компании, ее профессиональные достижения и награды

Обычно эту информацию можно легко найти прямо на сайте компании, так что не поленитесь хорошенько изучить интернет-ресурсы потенциальных партнеров. Например, на сайте talentpool.ru вы узнаете, что компания Talent Pool уже 15 лет успешно работает на российском рынке, имеет аккредитацию ЧАЗ, является участником международной кампании Vision Zero в сфере охраны труда и т. д.

Чем дольше фирма работает на рынке аутсорсинга кадрового учета, тем больше у нее опыта и необходимых компетенций для оказания высококачественных услуг.

Квалификация сотрудников

Качество аутсорсинговых услуг в кадровой сфере напрямую зависит от квалификации людей, которые их оказывают. Чтобы кадровый учет вашей компании оказался в надежных руках, обязательно запрашивайте у фирм-претендентов информацию об образовании и опыте работе их сотрудников. Здорово, если в команде аутсорсинговой компании работают люди, окончившие хорошие ВУЗы, занимавшие руководящие должности в больших успешных компаниях, с солидным багажом знаний и практическим опытом работы.

Хуже, когда в штате исполнителя состоит из нескольких специалистов «на все руки», без узкой специализации. Такие фирмы часто берутся за любые проекты независимо от специфики. Клиенты таких компаний рискуют получить в итоге услуги низкого качества, что грозит штрафами и проблемами с законом. Поэтому советуем узнать заранее, кто будет отвечать за работу над вашим проектом, каковы компетенции и опыт этого специалиста или команды.

Подведем итоги

Чтобы выбрать надежную компанию для сотрудничества в сфере аутсорсинга кадрового учета, придется проанализировать немало важных нюансов. Но не пренебрегайте таким предварительным анализом, даже если на первый взгляд он кажется трудоемким. Детальное изучение и сравнение нескольких аутсорсинговых компаний друг с другом поможет выбрать действительно надежного партнера, сотрудничество с которым обернется выгодой для вашего бизнеса.