Основные виды и правила составления служебных записок, связанных с премированием

Основные виды и правила составления служебных записок, связанных с премированием

Выдача премии — самый часто встречаемый способ поощрения и мотивации сотрудников любой фирмы, организации или предприятия.

Зачастую премиальные бонусы можно получить за достижения, сверх выполнения плана или каких-либо других мотивационных заданий руководства. Это может быть, как дополнительный выходной, подарок, или выдача наличных в дальнейшем называющихся премией.
Так как выдача зарплат, авансов — дело законного характера, то для выплаты премиальных следует составить служебную записку, которая в дальнейшем будет документом, подтверждающим законность действий. Таким образом, в случае прихода налоговой инспекции, служебная записка на премирование сотрудника считается обоснованным документом, и в дальнейшем проблем не возникнет.
О том, как правильно и корректно составлять данный тип заявлений, во избежания переделывания и доработок речь пойдет в этой статье.

Структура составления
Докладной служебного характера — считается формальное заявление, в дальнейшем участвующее в документообороте предприятия. В своей структуре она может включать:
• доклад на заданную тему;
• замечание или жалобу согласно, случившейся ситуации;
• вопрос касательно сотрудника, или принятия решений;
• ответ на ранее присланный запрос.
• служебные заявления обычно пишутся в трех стилях исходя из ситуации, а именно:
• аналитического характера;
• пояснительного;
• докладного мотива.
Ссылаясь на установленные правила, служебные записки составляются непосредственно руководителем компании, иногда профкомом, реже коллективом. Стоит учесть, что государством не установлены какие-либо рамки для составления документов данного типа, но при этом записка обязана соответствовать всем документальным стандартам.

В дальнейшем опираясь на стандарт, служебная записка в своем составе должна иметь:
• тип составления (прошения, объяснительная записка, доклад...);
• адресат (полная информация касательно руководителя компании предприятия, включая фио, контактный номер телефона, адрес главного офиса);
• полная информация о структурном подразделении, составляющие документ;
• информация о премиальном сотруднике (включая ФИО, контактные данные, занимаемая должность, порядковый номер табеля);
• описание причины для премиальной выплаты.
Зачастую составленный документ заверяют подписью директора, в дальнейшем подписью владельца компании и мокрой печатью.
Основная часть должна иметь обращение к выплате, а также обоснованную причину, которая в дальнейшем вступит в юридическую силу.

Готовая служебка и процесс её рассмотрения
Готовую записку со всеми подписями и печатью структурного подразделения, регистрируют и отправляют на рассмотрение владельцу или главному директору, согласно установленным срокам. После получение всех необходимых подписей и печатей, генеральный директор должен составить приказ о премировании работника. В дальнейшем на его основании и будет, проводиться выплата.
По окончанию процедуры оформления, все документы передаются в отдел бухгалтерии, где в дальнейшем будет, проводиться перерасчет и выплата премии. Зачастую если выплата зарплаты происходит на банковскую карту, то премия приходит вместе с ней, уже в установленные законом даты.

Что в себе содержит приказ на выплату премии?
При написании заявления о предоставлении премиальных выплат, прежде всего, следует указать мотив, на основании которого будет начисляться денежное вознаграждение. Это может быть, как перевыполнение плана, хорошие показатели работы на протяжении месяца/года, так и личные поощрения директора за выполнения мотиваций и прочего. После указанной причины следует отметить необходимую сумму для выдачи, которая должна быть написана прописью и цифрами. Следующим этапом является ссылка на ранее составленную записку служебного значения, как правило, она прикрепляется к перечню всех предоставленных документов.
При отправлении приказа следует обратить внимание на совпадения мотивов, как в записке, так и в составленном приказе. 
Также стоит отметить, что перед тем как поставить свою подпись на подтверждение получения премии, сотруднику следует ознакомиться с составленным приказом.

Какие премиальные начисления согласно закону, вносятся в трудовую книжку?
Следует помнить, что не все нерегулярные выплаты и поощрения могут вноситься в трудовую книгу. Официальными считаются нерегулярные выплаты, а именно: премия, подарок на юбилей (премия для юбиляра).
Таким образом, при получении всех необходимых данных в трудовую книгу вносится запись такого типа:
1. В первой графе обязательно пишется номер записи, согласно установленного порядка.
2. Второй столбец содержит полную дату премирования, включая число, месяц и год выплаты.
3. В третьей графе пишется полное наименование организации, её подразделения, затем указывается причина будущего поощрения.
4. Последняя графа в своем составе имеет прописанные реквизиты банковской карты, согласно которым в будущем будет выполнено перевод средств.

Правила оформления служебной записки на получение бонусных денежных средств
Несмотря на вид документа, при написании служебных заявлений изначально заполняется шапка, в которой указывается ФИО директора или владельца, его контактный данные, затем должность сотрудника, его фамилия и инициалы. 
После шапки пишется название документа (в данном случае " Служебная записка"). По окончанию ставятся даты, важно помнить, что дата ставится как вверху документа, так и внизу рядом с подписью. В основной части должны быть указаны все данные и сведенья о работнике, указывается перечень заслуг, качества и достижения, вследствие которых будет выдана премия. Затем указывается вид поощрений (материальная выплата, дополнительный выходной, бонус или грамота). Для упрощения работы достаточно написать записку в одном экземпляре с дальнейшим прикреплением соответствующих документов.

Опираясь на всю написанную информацию выше, следует сделать несколько выводов
Прежде всего, премиальные бонусы — зачастую это денежные выплаты за значительные достижения в работе. Они могут выплачиваться ежемесячно, ежеквартально или ежегодно, в зависимости от политики компании.
Для законного получения того или иного бонуса изначально директор должен составить служебную записку, в которой указывается обоснованный повод для получения вознаграждения. Важно помнить, что служебка данного типа оформляются согласно установленным стандартам. Примеры для их написания находятся в свободном доступе на платформе интернета. Готовые заявления отправляются на главный офис, для их дальнейшего рассмотрения высшим руководством. По окончанию разбора и согласившись с запросом, главный директор ставит свою печать и подпись. По окончанию процедуры рассмотрения начальник компании или фирмы составляет приказ, который в дальнейшем передает в бухгалтерию для выполнения операции по переводу денег.
Как видно путь оформления довольно прост. Все пишется, довольно просто и не затрудняя. Главное быть целеустремленным сотрудником и как можно чаще стараться получать приятные вознаграждения в виде денежной прибили, которая в дальнейшем поступит на карту!

По материалам GSL News