ЭДО — электронный документооборот, предусматривающий формирование и обмен электронными документами вместо использования бумажных копий. Для этого применяется специальная электронная система на программной платформе, которая позволяет создавать, заверять, получать, отправлять, а также архивировать различные документы, используемые компаниями в процессе своей деятельности. Наличие системы электронного документооборота ускоряет процесс обмена документацией и исключает необходимость её наличия в бумажной форме.

Виды электронного документооборота

Обмен документацией может происходить:

• Внутри организации — позволяет вести обмен документацией между ее сотрудниками и руководством. На законодательном уровне он не регулируется, поэтому может осуществляться по правилам, которые приняты внутри компании;

• Между разными организациями — это электронный документооборот предусматривающий обмен документацией между несколькими юридическими лицами. При оформлении, отправке и получении документов нужно руководствоваться соответствующими инструкциями, утвержденными на законодательном уровне;

• Между организацией и госучреждением — этот вид ЭДО предусматривает подачу документации в различные инстанции: пенсионный фонд, соцстрах, налоговая служба, прочее.

Какие задачи решает ЭДО

Современные сервисы ЭДО для бизнеса позволяют решать следующие задачи:

• формировать и отправлять различную документацию;

• хранить документы и электронные архивы;

• распределять входящую документацию и управлять ею;

• организовывать внутренний оборот документации;

• выполнять обмен информацией между разными операторами ЭДО;

• организовывать внешний документооборот и отправку документации в госорганы.

Преимущества ЭДО

Подключить ЭДО для предприятия или компании выгодно по нескольким причинам:

• увеличивается скорость обмена документации;

• исключается потеря документов (всегда будет их электронная копия);

• сокращаются расходы на подготовку документа (бумага для печати, износ оргтехники, заправка принтеров, прочее);

• увеличивается скорость расчетов с контрагентами (не будет кассового разрыва);

• появляется возможность круглосуточного отслеживания документов с любой точки, где есть доступ к интернету;

• документы подписываются ЭЦП, которую невозможно подделать в отличие от ручной подписи;

• минимизируется влияние человеческого фактора при подготовке, обработке и отправке документации.

Список банков для ведения ЭДО

Точка

• удаленное подключение ЭДО для ИП и ООО;

• работа с документацией из любой точки, где есть интернет;

• электронная подпись для любых документов.

Промсвязьбанк

• отправка документации без дублирования бумажными копиями;

• высокий уровень безопасности обрабатываемых документов;

• возможность выставлять и получать счета онлайн;

• техническая поддержка банка в режиме 24/7.

Альфа-Банк

• автоматическая настройка платежей на основе реестров финансовых документов;

• исключение бумажных архивов;

• возможность интеграции с ERP-системами.

Тинькофф Банк

• кадровый электронный документооборот;

• электронная подпись для различных электронных документов;

• простота подключения ЭДО, дистанционная подача заявки.

Райффайзенбанк

• управление документами из любой точки, где есть интернет;

• электронная подпись для различной документации;

• возможность интеграции ЭДО с другими системами компании.